Profesores TokApp School - FAQs

Un envío puede ser realizado por cualquier usuario ya sea profesor/gestor o administrador. Tenemos que elegir en el menú de la izquierda la opción de destino adecuada (recuerda que las opciones se pueden editar y adaptar desde el panel de gestión en la opción de «Editar mis datos»>>»Personalizar»):

El personal docente o gestores pueden hacer las funciones a través de la web o del móvil. En el siguiente artículo te explicamos cómo acceder a TokApp.

• Si el acceso es a través de la web únicamente debes seguir este enlace: Acceso y usar los datos de acceso que ha facilitado el centro escolar, empresa o asociación (aliasdelcentro.sualias y contraseña).

• Si el acceso es a través de la aplicación, primero debemos instalarla y registrarnos como usuario particular (si no sabes cómo, sigue estas indicaciones en este manual para usuarios)

Una vez instalada tendremos un botón “soy profesor/administrar” nos solicitará los datos de acceso facilitados por el centro escolar, empresa o asociación.

• En caso de no recordar los datos de acceso a este apartado se los volverían a facilitar su centro, empresa o asociación.

NOTA: Recuerda que eres tú el que elige su usuario particular al hacer el registro. Te servirá para el uso general de la aplicación y es totalmente independiente de los datos de acceso como docente o gestor. Por favor, no intentes registrarse con el usuario y la contraseña que te ha facilitado el centro.

En caso de necesitar ayuda, puedes contar con nuestro equipo de soporte en este enlace.

En el panel de control, en la sección de envió, TokApp pone a disposición de los usuarios la opción de envió desde archivo. Esta es una opción muy interesante y cómoda para realizar envíos con información personalizada. Vamos a poner un ejemplo de uso para poder explicarlo mejor.

Supongamos que tenemos en nuestro sistema de gestión registradas las faltas de asistencia de los alumnos con el código del alumno, las asignaturas y las faltas. Podemos exportar la información a un fichero .csv quedando algo similar a la imagen:

Queremos hacer llegar a los representantes un comunicado con las faltas del alumno que le corresponden. Y para ello lo más cómodo es usar la opción envió desde archivo del menú del panel de control. Al pulsar veremos la siguiente pantalla:

Vamos a ir paso a paso viendo cómo utilizarla. Lo primero sería cargar el archivo con el que vamos a trabajar usando el botón examinar.

Como vemos se nos habilitan más opciones. En este caso seleccionaremos Enviar a representantes porque las comunicaciones no se hacen con el alumno ya que es menor y no tiene datos de contacto. Seleccionamos campos en la primera fila «Sí» porque la primera fila de nuestro archivo contiene el nombre de los campos. Debemos indicar cuál de nuestras columnas contiene el código del alumno. La opción de agrupar mensajes la podemos marcar o no, un poco más adelante vemos la diferencia.

Observamos que las etiquetas de los campos disponibles en nuestro archivo aparecen en la sección de campos:

El siguiente paso sería redactar el mensaje. Podemos escribir el texto con normalidad, usar la etiqueta {nombre} para que en el mensaje real se incluya el nombre del alumno y arrastraremos las etiquetas de los campos que queremos visualizar en el orden que queremos que se vean. Vamos a ver un ejemplo:

Según este ejemplo, si pulsamos el botón «Vista previa» que esta un poco más abajo, veríamos el resultado:

Como vemos en este ejemplo hay lineas que aparecen repetidas y no nos interesa, si nos fijamos en la parte de arriba de la pantalla aparece este aviso:

De modo que sí ponemos al principio de la linea «:» quedaría así.

El mensaje lo podemos personalizar como queramos, por ejemplo:

Cabe la posibilidad de que tengamos que realizar envíos de este tipo a contactos por sms. En este caso, teniendo en cuenta que los sms tienen limite de caracteres, para tratar de evitar que el mensaje se corte podemos usar la opción que habíamos mencionado al principio «agrupar mensajes». Por defecto esta marcada que si pero si marcamos no el mismo mensaje se enviaría en tres veces (o las que hicieran falta):

Cuando ya tenemos nuestro mensaje redactado como queremos y con las opciones que nos interesen solo queda programar el envío:

Podemos comprobar que los mensajes han quedado correctamente programados en el historial.

Sí. Usa tu usuario TokApp (ID) facilitado por el centro y tu contraseña para iniciar sesión en cuantos dispositivos quieras y desde donde quieras.

TokApp te permite enviar el mensaje a un usuario, varios o a todos sin límites, y siempre de forma privada a cada destinatario.

En el panel de control existe la opción de escoger sólo a aquellos integrantes del grupo a los que se desee enviar el comunicado.

Sólo tendrás que escribir el nombre del [email protected]/integrante y te aparecerán los datos que tiene en la aplicación. Lo seleccionas en el recuadro que tiene a su izquierda y se activará el botón de enviar.

Se abrirá el formulario para el envío del mensaje en el que podrás rellenar con la información que le quieras enviar a su destinatario.

Tareas como la de crear un [email protected] o crear nuevos grupos sólo la podrá realizar un administrador, tú como profesor sólo podrás realizar ciertas tareas, así como tampoco tendrás acceso a todas las clases del centro, esto va a depender de los permisos que te haya asignado el administrador.

Si necesitas añadir [email protected] deberás ponerte en contacto con él/ella. 

Si tienes permisos de administrador te explicamos como añadir nuevos [email protected] en el siguiente enlace. Pincha aquí.

Cuando accedemos a la plataforma, en el menú lateral encontramos la pestaña «Editar mis datos», debemos seleccionarla y tendremos 4 opciones:

• Mis datos
• Personalizar
• App
• Documentos

Es en la 4º pestaña «Documentos» donde tendrán a su disposición desde la solicitud firmada con TokApp, hasta la cartelera para informar a las familias.

Sí, pero el envío de comunicados a través de correo electrónico puede implicar complicaciones.

Debemos tener en cuenta que las cuentas de correo electrónico ofrecen espacio para enviar y recibir mensajes pero tanto los límites de almacenamiento como los problemas que pueda ocasionar un envío masivo dependen del proveedor, nunca de TokApp.

¿Qué puede suceder?

Si tienes una cuenta gratuita de Gmail, Outlook o Yahoo y realizas un envío masivo de E-mails, es muy probable que, superado cierto número de envíos el proveedor te bloquee el servicio de forma temporal o permanente por considerar que la cuenta se está utilizando para realizar envíos de spam.

Si tienes una cuenta de email profesional con tu dominio, lo más probable es que el servicio que te proporciona el servicio de envío de correos electrónicos tenga un límite de envíos por hora y superado el mismo bloquee tu cuenta automáticamente por seguridad. Esta protección existe para proteger el servicio y evitar usos indebidos como el envío de correo electrónico no deseado.

Cuando se superan los límites de envío las protecciones se activan, por lo que es probable que no podamos enviar nuevos mensajes desde ningún sitio durante un tiempo determinado. Este tiempo puede oscilar entre unas horas hasta más de 24 horas. Transcurrido este tiempo, la posibilidad de realizar envíos se recupera automáticamente, pero es posible que nuestra cuenta de correo electrónico sea vigiliada más exhaustivamente y las protecciones se activen con incluso menos número de envíos.

¿Qué recomendamos?

Es recomendable aconsejar a las familias que se descarguen TokApp School ya que es la opción más fiable para recibir los comunicados. Pero si tenemos que usar el E-mail, debemos espaciar las comunicaciones masivas en diferentes días. 

Ejemplo: enviar durante la semana los correos electrónicos a diferentes grupos de destinatarios.

No, sólo cuando el profesor o el centro/institución lo solicite.

No es necesario que envíes invitaciones para crear los grupos. Lo único que tienen que hacer los padres o alumnos es instalar en sus dispositivos móviles TokApp, y luego facilitar al centro los datos que utilizaron para el registro en la aplicación.