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TokApp School

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Profesores TokApp School - FAQs

Un envío puede ser realizado por cualquier usuario ya sea profesor/gestor o administrador. Tenemos que elegir en el menú de la izquierda la opción de destino adecuada (recuerda que las opciones se pueden editar y adaptar desde el panel de gestión en la opción de «Editar mis datos»>>»Personalizar»):

FAQs TokApp School Como realizar un envio

  • Enviar a alumnos: Esta opción sirve para poder realizar envíos a los [email protected], clientes, destinatarios en general. Se usa siempre que los destinatarios sean mayores de edad o nos comuniquemos con ellos. Si lo hiciéramos con sus representantes, padres o tutores usaríamos la opción de enviar a representantes.
  • Enviar a profesores: Se usa para realizar envíos a profesores o personal del centro o institución.

Sea cual sea la opción elegida los pasos a seguir a continuación para realizar un envío serán similares. 

  1. Primero nos ofrece un listado de los grupos que tenemos dentro de la opción elegida. Podremos selecciona un grupo, varios o todos. En esta pantalla también podremos crear nuevos grupo.
  2. FAQs TokApp School como realizar un envio Una vez que seleccionamos los grupos de destino, nos aparecerá una pantalla con dos mitades. En la primera mitad veremos un listado de todos los miembros del grupo seleccionado.
    TokApp School Faqs como realizar un envio
  3. En la lista podremos seleccionar un destinatario o varios o todos. Cuando el envío no sea para [email protected] los integrantes de un grupo deberemos buscarlos por nombre para seleccionarlos o seleccionar todos los de una página (si tenemos más de una, debemos seleccionar todos pinchando sobre el recuadro que está al lado del nombre , cambiar de página y volver a seleccionar todos y repetir sucesivamente).

    Por defecto los envíos se realizan a destinatarios con TokApp. Si configuro el correo electrónico, también podré enviar comunicados por email y lo mismo si configuro el sms. En el panel de control podrás configurar todo, recuerda que debes tener los permisos de administrador para poder realizarlo. (Si tienes dudas sobre como hacerlo ponte en contacto con nuestro departamento de soporte y te ayudaremos a hacerlo. Nuestro teléfono de contacto es el 91 123 25 55 y nuestro horario es de 09.00 a 20.00.).

    Una vez seleccionados los destinatarios, en la segunda mitad de la pantalla vemos la zona de mensaje:

    enviar mensaje tokapp school faqs

  4. Escribimos el mensaje, pulsamos el botón {nombre} si queremos enviar el mensaje personalizado y escribimos la firma o despedida.

     Comprobamos que nos aparecen el numero de TokApp, email o sms que se van a enviar. 

    Podemos marcar la opción de enviar copia por email (Si son muchos envíos, no es recomendable usar esta opción, más información aquí)

    Si lo deseas, puedes solicitar respuesta. De este modo, los usuarios TokApp podrán contestar con un único mensaje.

  5. Por ultimo, realiza el envío o prográmalo para una fecha y hora concreta (esta opción es muy recomendable para fraccionar envíos en caso de muchos correos electrónicos como destino).

Existen otras opciones como envío de informes o envío desde archivo.

Una vez realizado el envío podrás hacer un seguimiento a través del historial.

El personal docente o gestores pueden hacer las funciones a través de la web o del móvil. En el siguiente artículo te explicamos cómo acceder a TokApp.

  • Si el acceso es a través de la web únicamente debes seguir este enlace: Acceso y usar los datos de acceso que ha facilitado el centro escolar, empresa o asociación (aliasdelcentro.sualias y contraseña).
  • Si el acceso es a través de la aplicación, primero debemos instalarla y registrarnos como usuario particular (si no sabes cómo, sigue estas indicaciones en este manual para usuarios)

Una vez instalada tendremos un botón “soy profesor/administrar” nos solicitará los datos de acceso facilitados por el centro escolar, empresa o asociación.

¿Cómo acceder a TokApp como profesor:usuario? TokAppSchool Faqs

  • En caso de no recordar los datos de acceso a este apartado se los volverían a facilitar su centro, empresa o asociación.

NOTA: Recuerda que eres tú el que elige su usuario particular al hacer el registro. Te servirá para el uso general de la aplicación y es totalmente independiente de los datos de acceso como docente o gestor. Por favor, no intentes registrarse con el usuario y la contraseña que te ha facilitado el centro.

En caso de necesitar ayuda, puedes contar con nuestro equipo de soporte en este enlace.

En el panel de control, en la sección de envió, TokApp pone a disposición de los usuarios la opción de envió desde archivo. Esta es una opción muy interesante y cómoda para realizar envíos con información personalizada. Vamos a poner un ejemplo de uso para poder explicarlo mejor.

Supongamos que tenemos en nuestro sistema de gestión registradas las faltas de asistencia de los alumnos con el código del alumno, las asignaturas y las faltas. Podemos exportar la información a un fichero .csv quedando algo similar a la imagen:

envio de archivos TokApp School Faqs

Queremos hacer llegar a los representantes un comunicado con las faltas del alumno que le corresponden. Y para ello lo más cómodo es usar la opción envió desde archivo del menú del panel de control. Al pulsar veremos la siguiente pantalla:

envio de archivos FAQs TokApp School

Vamos a ir paso a paso viendo cómo utilizarla. Lo primero sería cargar el archivo con el que vamos a trabajar usando el botón examinar.

Como vemos se nos habilitan más opciones. En este caso seleccionaremos Enviar a representantes porque las comunicaciones no se hacen con el alumno ya que es menor y no tiene datos de contacto. Seleccionamos campos en la primera fila «Sí» porque la primera fila de nuestro archivo contiene el nombre de los campos. Debemos indicar cuál de nuestras columnas contiene el código del alumno. La opción de agrupar mensajes la podemos marcar o no, un poco más adelante vemos la diferencia.

Observamos que las etiquetas de los campos disponibles en nuestro archivo aparecen en la sección de campos:

FAQs TokApp School

El siguiente paso sería redactar el mensaje. Podemos escribir el texto con normalidad, usar la etiqueta {nombre} para que en el mensaje real se incluya el nombre del alumno y arrastraremos las etiquetas de los campos que queremos visualizar en el orden que queremos que se vean. Vamos a ver un ejemplo:

Según este ejemplo, si pulsamos el botón «Vista previa» que esta un poco más abajo, veríamos el resultado:

Faqs TokAppschool

Como vemos en este ejemplo hay lineas que aparecen repetidas y no nos interesa, si nos fijamos en la parte de arriba de la pantalla aparece este aviso:

FAQs TokApp School

De modo que sí ponemos al principio de la linea «:» quedaría así.

Falta de asistencia FAQs TokApp school

Faqs TokApp School

El mensaje lo podemos personalizar como queramos, por ejemplo:

Asistencia FAQs TokApp

Cabe la posibilidad de que tengamos que realizar envíos de este tipo a contactos por sms. En este caso, teniendo en cuenta que los sms tienen limite de caracteres, para tratar de evitar que el mensaje se corte podemos usar la opción que habíamos mencionado al principio «agrupar mensajes». Por defecto esta marcada que si pero si marcamos no el mismo mensaje se enviaría en tres veces (o las que hicieran falta):

¿Cómo realizar un envío desde archivo?  FAQs TokApp School

Cuando ya tenemos nuestro mensaje redactado como queremos y con las opciones que nos interesen solo queda programar el envío:

Faqs tokapp school

Podemos comprobar que los mensajes han quedado correctamente programados en el historial.

¿Cómo realizar un envío desde archivo?

 

Sí. Usa tu usuario TokApp (ID) facilitado por el centro y tu contraseña para iniciar sesión en cuantos dispositivos quieras y desde donde quieras.

TokApp te permite enviar el mensaje a un usuario, varios o a todos sin límites, y siempre de forma privada a cada destinatario.

En el panel de control existe la opción de escoger sólo a aquellos integrantes del grupo a los que se desee enviar el comunicado.

¿Cómo-envío-un-mensaje-sólo-a-algunos-integrantes-del-grupo-1 TokAppSchool Faqs

Sólo tendrás que escribir el nombre del [email protected]/integrante y te aparecerán los datos que tiene en la aplicación. Lo seleccionas en el recuadro que tiene a su izquierda y se activará el botón de enviar.

¿Cómo-envío-un-mensaje-sólo-a-algunos-integrantes-del-grupo-2 TokApp School Faqs

Se abrirá el formulario para el envío del mensaje en el que podrás rellenar con la información que le quieras enviar a su destinatario.

¿Cómo-envío-un-mensaje-sólo-a-algunos-integrantes-del-grupo-2 TokApp School Faqs

Tareas como la de crear un [email protected] o crear nuevos grupos sólo la podrá realizar un administrador, tú como profesor sólo podrás realizar ciertas tareas, así como tampoco tendrás acceso a todas las clases del centro, esto va a depender de los permisos que te haya asignado el administrador.

Si necesitas añadir [email protected] deberás ponerte en contacto con él/ella. 

Si tienes permisos de administrador te explicamos como añadir nuevos [email protected] en el siguiente enlace. Pincha aquí.

Cuando accedemos a la plataforma, en el menú lateral encontramos la pestaña «Editar mis datos», debemos seleccionarla y tendremos 4 opciones:

  • Mis datos
  • Personalizar
  • App
  • Documentos

¿Desde-dónde-puedo-acceder-a-mis-documentos FAQs TokApp School

Es en la 4º pestaña «Documentos» donde tendrán a su disposición desde la solicitud firmada con TokApp, hasta la cartelera para informar a las familias.

Sí, pero el envío de comunicados a través de correo electrónico puede implicar complicaciones.

Debemos tener en cuenta que las cuentas de correo electrónico ofrecen espacio para enviar y recibir mensajes pero tanto los límites de almacenamiento como los problemas que pueda ocasionar un envío masivo dependen del proveedor, nunca de TokApp.

 

¿Qué puede suceder?

Si tienes una cuenta gratuita de Gmail, Outlook o Yahoo y realizas un envío masivo de E-mails, es muy probable que, superado cierto número de envíos el proveedor te bloquee el servicio de forma temporal o permanente por considerar que la cuenta se está utilizando para realizar envíos de spam.

Si tienes una cuenta de email profesional con tu dominio, lo más probable es que el servicio que te proporciona el servicio de envío de correos electrónicos tenga un límite de envíos por hora y superado el mismo bloquee tu cuenta automáticamente por seguridad. Esta protección existe para proteger el servicio y evitar usos indebidos como el envío de correo electrónico no deseado.

Cuando se superan los límites de envío las protecciones se activan, por lo que es probable que no podamos enviar nuevos mensajes desde ningún sitio durante un tiempo determinado. Este tiempo puede oscilar entre unas horas hasta más de 24 horas. Transcurrido este tiempo, la posibilidad de realizar envíos se recupera automáticamente, pero es posible que nuestra cuenta de correo electrónico sea vigiliada más exhaustivamente y las protecciones se activen con incluso menos número de envíos.

 

¿Qué recomendamos?

Es recomendable aconsejar a las familias que se descarguen TokApp School ya que es la opción más fiable para recibir los comunicados. Pero si tenemos que usar el E-mail, debemos espaciar las comunicaciones masivas en diferentes días. 

Ejemplo: enviar durante la semana los correos electrónicos a diferentes grupos de destinatarios.

No, sólo cuando el profesor o el centro/institución lo solicite.

No es necesario que envíes invitaciones para crear los grupos. Lo único que tienen que hacer los padres o alumnos es instalar en sus dispositivos móviles TokApp, y luego facilitar al centro los datos que utilizaron para el registro en la aplicación.

Tal y como su nombre indica conserva todo el histórico de las comunicaciones y mucha información sobre estas. 

Vamos a dar un repaso a las principales utilidades.

Para qué me sirve el historial? FAQs TokApp School

Muestra el listado de envíos realizado o programados. Se pueden filtrar por destinatario, por fechas y por usuario remitente. Podemos buscar algún mensaje concreto si conocemos alguna palabra clave de su contenido.

En el listado puedes ver que se muestran muchos datos para cada envío, vamos a ver como interpretar esta informacion.

  • Enviado: Este campo indica la fecha y hora en la que se realiza el envío.
  • Enviado por: Indica el usuario que ha realizado el envío. Si eres un administrador podrás ver todos los envíos, si eres gestor o profesor podrás ver únicamente los tuyos.
  • Mensaje: Veras todo o parte del contenido del mensaje enviado.
  • Respuesta: Indica sí o no se ha solicitado respuesta.
  • Enviado: Indica OK cuando el envío se ha realizado correctamente.
  • Alcance: Nos da información de cuántos se han recibido con respecto al total. 
  • Destinatarios: Al pulsar en ver podremos tener un detalle de quién vio el mensaje o no, quién contesto o no, la respuesta, etc., en el caso de haber realizado un envío a varios contactos.