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En el panel de control, en la sección de envió, TokApp pone a disposición de los usuarios la opción de envió desde archivo. Esta es una opción muy interesante y cómoda para realizar envíos con información personalizada. Vamos a poner un ejemplo de uso para poder explicarlo mejor.
Supongamos que tenemos en nuestro sistema de gestión registradas las faltas de asistencia de los alumnos con el código del alumno, las asignaturas y las faltas. Podemos exportar la información a un fichero .csv quedando algo similar a la imagen:
Queremos hacer llegar a los representantes un comunicado con las faltas del alumno que le corresponden. Y para ello lo más cómodo es usar la opción envió desde archivo del menú del panel de control. Al pulsar veremos la siguiente pantalla:
Vamos a ir paso a paso viendo como utilizarla. Lo primero sería cargar el archivo con el que vamos a trabajar usando el botón examinar.
Como vemos se nos habilitan más opciones. En este caso seleccionaremos Enviar a representantes porque las comunicaciones no se hacen con el alumno ya que es menor y no tiene datos de contacto. Seleccionamos campos en la primera fila «Sí» porque la primera fila de nuestro archivo contiene el nombre de los campos. Debemos indicar cual de nuestras columnas contiene el código del alumno. La opción de agrupar mensajes la podemos marcar o no, un poco más adelante vemos la diferencia.
Observamos que las etiquetas de los campos disponibles en nuestro archivo aparecen en la sección de campos:
El siguiente paso sería redactar el mensaje. Podemos escribir el texto con normalidad, usar la etiqueta {nombre} para que en el mensaje real se incluya el nombre del alumno y arrastraremos las etiquetas de los campos que queremos visualizar en el orden que queremos que se vean. Vamos a ver un ejemplo:
Según este ejemplo, si pulsamos el botón «Vista previa» que esta un poco más abajo, veríamos el resultado:
Como vemos en este ejemplo hay lineas que aparecen repetidas y no nos interesa, si nos fijamos en la parte de arriba de la pantalla aparece este aviso:
De modo que si ponemos al principio de la linea «:» quedaría así.
El mensaje lo podemos personalizar como queramos, por ejemplo:
Cabe la posibilidad de que tengamos que realizar envíos de este tipo a contactos por sms. En este caso, teniendo en cuenta que los sms tienen limite de caracteres, para tratar de evitar que el mensaje se corte podemos usar la opción que habíamos mencionado al principio «agrupar mensajes». Por defecto esta marcada que si pero si marcamos no el mismo mensaje se enviaría en tres veces (o las que hicieran falta):
Cuando ya tenemos nuestro mensaje redactado como queremos y con las opciones que nos interesen solo queda programar el envío:
Podemos comprobar que los mensajes han quedado correctamente programados en el historial.
