Bases de datos TokApp School - FAQs

Como cualquier centro educativo, si necesitas cargar los datos al inicio de un curso puedes usar este tutorial.

Sin embargo, TokApp ya dispone de una opción automatizada más sencilla para esta comunidad autánoma. Como siempre, primero debes extraer los datos del XADE. Obtendrás dos ficheros: «AL956 Datos Xerais excel» y «ED013 Datos familiares».

Si no es la primera vez y ya tienes datos en el panel de control deberías hacer una exportación antes para conservar una copia de seguridad.

1. Accederemos al panel de control.
2. Elegimos la opción 
3. Pincharemos sobre
4. Continuaremos pinchando en
   

En ese momento veras una pantalla para cargar dos ficheros, como se ve en la siguiente imagen.

En el archivo de alumnos hay que seleccionar de nuestro ordenador el fichero «AL956 Datos Xerais excel» y en el archivo de padres el fichero «ED013 Datos familiares».

Podemos continuar con la importación y se subirán los datos.

Esta opción nos permite cambiar de clase por grupos a los alumn@s sin tener que realizar una importación de la base de datos completa. En estos casos nos ahorra mucho trabajo ya que no tenemos que cargar la base de datos completa cada año, solo los nuevos grupos y quizá alguna pequeña modificación.

Los pasos a seguir serían los siguientes:

1. Accederemos al panel de control.
2. Elegimos la opción 
3. Pincharemos sobre
4. El siguiente paso será pulsar en

En la siguiente pantalla veremos un listado de nuestro grupos, para poder ocultar aquellos que no vayamos a cambiar, crear nuevos o simplemente continuar. 

En caso de crear algún nuevo grupo, al que añadiremos los nuevos alumnos más tarde, al pulsar nuevo grupo veremos , escribimos el nombre del grupo y pulsamos el botón con el asterisco. 

Al pulsar el botón de continuar vamos a empezar con la tarea de promocionar como se ve en la siguiente imagen.

Primero pulsa el botón de «Copia de seguridad», se descargara un archivo que conserva todos los datos tal cual están por si existiera cualquier error durante el proceso.

Después empareja los grupos. Para realizar este paso sólo deberás pinchar sobre el grupo a promocionar y arrastarlo hasta el grupo al que va a pertenecer, es decir, arrastraríamos 1º de primaria y lo colocaríamos en 2º de primaria.

Al terminar quedaría algo así:

Fíjate que los grupos que acaban y se van del centro los puedes mover al grupo de ex-alumnos.

Pulsas el botón «Promocionar» para terminar el proceso. Sólo quedaría añadir los nuevos alumnos a los grupos nuevos. 

Es posible que algún alumno hubiera repetido y hubiera que moverlo a otro grupo manualmente por qué no promociona con los demás de su clase. Después de hacer las promociones podemos mover esos casos concretos.

Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña.

1. Hacemos click en «Documentos», situado en la parte superior derecha de la pantalla.
2. Nos aparece un menú central en donde desplegaremos la opción «Exportar Datos». Hacemos click en «Personal del Centro».
3. A continuación elegimos el «Año académico» en la pestaña correspondiente.
4. Hacemos clic sobre el icono para generar los datos, situado en la parte superior derecha.
5. Ahora, hemos de volver al listado de «Exportar Datos» y hacemos click en «Matrículas del alumnado».

Ahora accede a tu plataforma TokApp.

• Menú de la izquierda EDITAR MIS DATOS >CONFIGURA TU PLATAFORMA > IMPORTAR DATOS

• Elige la opción de SUBIR ARCHIVOS > Siguiente

• Sube tu/s archivo/s, elige el tipo de archivo que se va a actualizar y pulsa en PROCESAR ARCHIVOS.

La plataforma empezará con la validación de los datos subidos, en cuanto finalice nuestro departamento de Soporte se pondrá en contacto contigo para avisarte y que puedas revisar tus datos.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos los archivos con los datos a importar, estos archivos los podemos obtener desde SICE siguiendo estos pasos:

1. Accedemos a S.I.C.E. con nuestro usuario y contraseña.
2. Vamos a «Gestión de personal docentes».
3. Pinchamos en «Utilidades».
4. Nos situamos en «Exportación de datos» y le damos exportar sin seleccionar ningún grupo (de este modo genera un listado de todos los grupos, solo seleccionamos grupo si queremos actualizar alguno en concreto y no todo el centro).

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para obtener los datos de Plumier XXI y poder importarlos a TokApp puedes seguir estos pasos:

1. Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña y seleccionamos:

   -Centro
   -Listados
   -Listado parametrizables

2. Ahora seleccionaremos los campos necesarios para realizar la importación (si nos pasamos seleccionando los campos, Plumier XXI ignorará algunas columnas que se han seleccionado):
   

   -DNI
   -Nombre y apellidos del profesor/a
   -Teléfono
   -Correo Electrónico (si permite elegir opción)

3. Para exportar los datos seleccionamos:

   -Imprimir
   -Exportar

4. Generamos un archivo Excel/.csv (Hoja de calculo) y lo guardamos en el ordenador para poder utilizarlos en la importación.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para obtener el archivo de los profesores:

1. Pinchamos en la pestaña «Informes» y seleccionamos la opción «Profesorado».
2. Elegimos el archivo «Pr989 Datos Xerais Profesores».
3. Haremos click en el botón «Obtener informe».

Para realizar la importación primero necesitamos el archivo con los datos a importar, este archivo lo podemos obtener desde PINCEL EKADE siguiendo estos pasos:

1. Personal Docentes
2. Imprimir

• • Relación docentes
  • Plantilla funciona
  • Incluir datos de contacto

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para poder realizar la importación de datos de tu escuela/centro debes descargarte nuestra plantilla y cubrirla con los datos de tus alumn@s.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña.

1. Hacemos click en «Utilidades».
2. Entramos en «Generador de listados».
3. Seleccionamos los campos:
   

   -NIE
   -Nombre del alumno
   -Unidad asignada (grupo)
   -Nombre del TUTOR 1/2
   -Teléfono móvil del TUTOR 1/2
   -Email del TUTOR 1/2

4. Hacemos click en «Validar».
5. Seleccionamos «Exportar datos» en la parte superior izquierda de la pantalla y elegimos realizar la exportación en Excel.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos los archivos con los datos a importar, estos archivos los podemos obtener desde Alborán siguiendo estos pasos.

1. Hacemos click en «Utilidades/Profesores».
2. Entramos en «Consulta/Consultas Comunes».
3. A continuación seleccionaremos la consulta llamada «Todo el alumnado en orden alfabético y con teléfonos (#ALUMNOSTL)»
4. Generamos un archivo Excel/.csv (Hoja de calculo) y lo guardamos en el ordenador para poder utilizarlos en la importación.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos el archivo con los datos a importar, este archivo lo podemos obtener desde DELPHOS siguiendo estos pasos:

1. Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña.
2. Hacemos click en «Documentos», situado en la parte superior derecha de la pantalla.
3. Nos aparece un menú central en donde desplegaremos la opción «Exportar Datos». Hacemos click en «Datos del alumnado».
4. A continuación elegimos el «Año académico» en la pestaña correspondiente.
5. Debemos seleccionar todos los campos que aparecen más abajo dentro del recuadro «Unidades candidatas» y hacer click en la flecha para pasarlos a «Unidades seleccionadas».
6. Hacemos click sobre el icono para generar los datos, situado en la parte superior derecha del menú DATOS DEL ALUMNADO.
7. Ahora, hemos de volver al listado de «Exportar Datos» y hacemos click en «Matrículas del alumnado».
8. A continuación elegimos la pestaña del curso correspondiente dentro de «Año académico».
9. Hacemos click sobre el icono de generar datos, situado en la parte superior derecha del menú MATRÍCULAS DEL ALUMNADO.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para exportar los datos de XADE y poder importalos a TokApp entramos en el programa con nuestros datos de acceso. Vamos a necesitar dos archivos: uno de los alumn@s y otro de con los datos familiares.

Para obtener el archivo de los alumn@s:

1. Pincharemos en la pestaña «Informes» y seleccionamos la opción «Informes predefinidos».
2. Elegimos el archivo «AL956 Datos Xerais excel».
3. Haremos click en el botón «Obtener informe» (pero no acceder al buzón).

Para obtener el archivo de los datos familiares:

1. En la misma pestaña en la que estábamos (Informes predefinidos) en la parte superior derecha de la pantalla, seleccionamos «Exportar datos» y obtendremos «ED013 Datos familiares».
2. Haremos click en el botón «Obtener informe».

Cuando tengamos generados los dos informes, pulsaremos en «Ira ó buzón» e seleccionamos el informe que queremos y pulsamos la opción «Descargar», guardaremos tal y como nos lo generó el programa (No cambiar el nombre ni la extensión o formato del archivo)

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos los archivos con los datos a importar, estos archivos los podemos obtener desde EDUCA siguiendo estos pasos:

1. Alumnado/Enviar
2. Exportar Alumnado
3. Y seleccionamos los campos:
   • Código
   • Nombre y apellidos del alumno
   • Grupo
   • Nombre y apellidos del Padre/Madre o tutor legal
   • Teléfono móvil del Padre/Madre o tutor legal
   • Correo electrónico del Padre/Madre o tutor legal

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

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Para realizar la importación primero necesitamos los archivos con los datos a importar, estos archivos los podemos obtener desde Esfer@ siguiendo estos pasos:

1. Accede al programa usando tu usuario y contraseña
2. Selecciona las siguientes opciones:
   

   -Publicaciones
   -Plantillas
   -Añadir
   -Escribimos el nombre del archivo
   -Ámbito: Centro
   -Lista: Datos personales
   -Formato: Horizontal
   -Formato del archivo: Excel

3. Una vez tengamos las opciones anteriores seleccionadas, pulsamos a continuación: Filtros.
4. A continuación, seleccionamos los campos necesarios para importar los datos a la plataforma.
   

   -Código del alumno (Identificador del alumno)
   -Nombre/apellidos del alumno (Nom, Primer cognom, Segon cognom)
   -Grupo (Grup Classe)
   -Nombre/apellidos padre/madre (Tutor 1/2 Nom, primer cognom, segon cognom)
   -Teléfono móvil padre/madre (Contacte 1/2er tutor alumne – Valor)
   -Correo electrónico padre/madre
   -Seleccionamos el botón Guardar en la parta inferior de la pantalla

   Recuerda deselecionar los filtros que aparecen automáticamente seleccionados.

5. Ahora el archivo se generará y se ira al apartado Publicaciones, seleccionamos la opción llamada Cola de elaboración de plantillas, esperamos a que el archivo aparezca como Elaborado, pasará a Plantillas y ahí podremos exportar el archivo y guardarlo en el escritorio o en una carpeta a parte.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Importante: No a todos los centros les funciona y pueden exportar. Si los siguientes pasos que te indicamos no te funcionan debes contactar con el departamento informático de GIR para que te indique como hacerlo.

Para poder exportar del programa de gestión de GIR debes seguir los siguientes pasos:

1. Accede a tu plataforma GIR ADMISIÓN con tus credenciales.
2. En el Menú superior, accede a
   Consultas>Consultas generales>Alumnos:Datos personales>SIGUIENTE
3. Desmarcar todos los campos que te aparecen y elegir sólo los que te indicamos a continuación. Los campos que necesitamos son los siguientes:
   

   -Código GIR
   -Nombre Alumno
   -Grupo / Clase
   -Nombre tutor 1 / Nombre tutor 2
   -Móvil tutor 1 / Móvil tutor 2
   -Email tutor 1 / Email tutor 2

   Una vez seleccionados pulsa en SIGUIENTE.

4. Pulsa en AÑADIR, te aparecerá una pantalla con unos parámetros que debes definir. Los campos a definir son los siguientes:
   

   -Elige el campo CURSO ESCOLAR
   -Condición: IGUAL QUE
   -Valor: el año de inicio de curso. (Si no te deja escribir el año deberás volver a elegir el campo y la condición.)

5. Una vez definidos pulsa en ACEPTAR. Si te aparece un cartel que dice «preguntar al ejecutar» DESMÁRCALO.
6. Pulsa en EJECUTAR.
7. El siguiente paso será pulsar en AÑADIR y te generará el listado.
8. Una vez finalizada la carga de datos >> BOTÓN DERECHO sobre los datos >> EXPORTAR >> En EXCEL
9. Te pedirá que guardes el archivo en tu ordenador, PONLE EL NOMBRE que quieras al archivo, elige en que ubicación quieres que te lo guarde, pulsa en GUARDAR  y ya habrás finalizado.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Importante: No a todos los centros les exporta de la misma manera, según los permisos que os haya asignado la Consejería de Educación podrás hacerlo de forma global o por grupos.

1. Accede a Alumnado >> Alumnado Centro/Matriculas y selecciona el Curso.
2. Entra primero al grupo que quieres exportar (disquete antiguo como el de guardar justo al lado de Alumnado del centro) y pulsa en la Flecha Amarilla (F11).
3. Ahora ya podrás exportar (Seleccionar Formato Excel o CSV) seleccionando los campos necesarios:
   

   -NOMBRE Y APELLIDOS
   -NIA
   -GRUPO
   -NOMBRE Y APELLIDOS DE LOS REPRESENTANTES
   -EMAIL Y MÓVIL DE LOS REPRESENTANTES

4. Pulsa aceptar y el siguiente paso es «imprimir». Guárdalo como un archivo .CSV en tu ordenador.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para exportar datos de Itaca y luego importarlos a TokApp puedes seguir estos pasos:

1. Seleccionamos Centro>Alumnado (Dentro de «Alumnado» aparecerá un recuadro con los datos).
2. En la parte superior del recuadro hay un botón llamado «Básica». Hacemos click sobre él para que se marque la opción «Datos Familiares».
3. Pinchamos en «Exportar» que es el icono similar a un calendario o tabla (situado al lado de uno con un icono de un embudo para filtrar) y seleccionamos «Hoja de cálculo» (se genera un archivo csv que podrás guardar en tu equipo).

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para exportar los datos de los alumnos, sólo debemos seguir los siguientes pasos:

Acceder a la aplicación de Xestión de Centros >> Buscar Matriculados >> Exportar (aparecen al lado las opciones buscar y limpiar).

De forma automática, se genera un archivo que debemos guardar en el escritorio de nuestro PC.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos los archivos con los datos a importar, estos archivos los podemos obtener desde PINCEL EKADE siguiendo estos pasos:

1. Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña
2. Hacemos click en «Consulta/Informes».
3. Seleccionamos «Diseñar consulta personalizada».
4. Hacemos click en«Información del Alumnado/Matricula».
5. A continuación seleccionaremos los campos necesario para realizar la importación.
   

   Opción 1:
   -Cial
   -Nombre y apellidos del alumno
   -Grupo
   -Nombre y apellidos del padre/madre o tutor legal
   -Correo electrónico del padre/madre o tutor legal
   -Teléfonos unidad familiar

   Opción 2:
   -Cial
   -Nombre y apellidos del alumno
   -Grupo
   -Nombre y apellidos del Responsable 1 y Responsable 2
   -Correo electrónico del Responsable 1 y Responsable 2
   -Teléfono móvil del Responsable 1 y Responsable 2

6. Una vez seleccionados los datos, hacemos click en la «Impresora» y se empezará a generar el informe.
7. A continuación aparecerá la opción «Generar un .CSV», justo encima hay una opción que pone ENMASCARAR DATOS/ ELEMENTOS IDENTIFICATIVOS, hay que desmarcarla y aceptar confirmación antes de continuar.
8. Hacemos click en «Generar un .CSV».
9. Hacemos click en «Seleccionar el archivo».
10. Guardamos el fichero en nuestro ordenador.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y sigue las instrucciones que te dejamos a continuación en nuestro manual de importación para acabar el proceso: Manual Importaciones

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para realizar la importación primero necesitamos el archivo con los datos a importar, este archivo lo podemos obtener desde EDUCAMOS siguiendo estos pasos:

1. Seleccionamos «Exportación de datos de los alumnos».
2. Seleccionamos «Exportar»
3. Marcamos «Formato Excel».
4. Hacemos click en«Información del Alumnado/Matricula».
5. Ahora guardamos el archivo en el escritorio y accedemos a TokApp:

• Importar datos
• Subir archivos (Continuar)
• Examinamos o Arrastramos el archivo y seleccionamos «Procesar Archivos».

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].

Para obtener los datos de Plumier XXI y poder importarlos a TokApp puedes seguir estos pasos:

1. Accedemos a la plataforma de gestión con nuestro usuario y contraseña y seleccionamos:

   -Centro
   -Listados
   -Listado parametrizables 

2. Ahora seleccionaremos los campos necesarios para realizar la importación (si nos pasamos seleccionando los campos, Plumier XXI ignorará algunas columnas que se han seleccionado):
   

   -Expediente
   -Grupo
   -Nombre y apellidos del alumn@
   -Teléfonos
   -Correo Electrónico Padre/Madre

3. Para exportar los datos seleccionamos:

   -Imprimir
   -Exportar

4. Generamos un archivo Excel/.csv (Hoja de calculo) y lo guardamos en el ordenador para poder utilizarlos en la importación.

Ahora accede a tu plataforma TokApp, y continúa allí tu proceso de importación.

Si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros a través de [email protected].