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TokApp School

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Administradores TokApp School - FAQs

Tanto si perteneces a una empresa, asociación o centro educativo, al administrar los servicios de TokApp, puedes tener que añadir nuevos integrantes (destinatarios, clientes, personal, alumnos o profesores).

Opciones: 

  1. La primera opción: desde la opción de envío, en el menú lateral, seleccionas el grupo en el que vas a añadir miembros ([email protected], representantes, profesores) y pulsa el botón crear nuevo. 

    TokApp School FAQs
  2. La segunda opción: si quieres añadir de forma rápida, cómoda y sencilla varios integrantes a grupos ya creados. Seleccionamos, en el menú lateral la opción de «Importar datos», después pincharemos sobre añadir y luego manualmente.
    paso 2 FAQs TokApp School
    En la pantalla que veremos a continuación sólo tenemos que ir rellenando datos y seleccionando a que grupo queremos añadir el integrante. pulsamos el botón de añadir. Si no nos llegan los espacios pulsamos el botón +.

    tabla tokapp school faqs
  3. La tercera opción: te permite añadir integrantes que tengas en un fichero de tipo hoja de calculo o csv. Al igual que antes, seleccionas «Importar datos», luego eliges la opción «desde un archivo» a partir de aquí el proceso es muy similar casi idéntico al de importar datos que se ve en este vídeo, puedes seguir los siguientes pasos:

  4. desde archivos tokapp school FAQsSeleccionamos el fichero a cargar en el ordenador

    TokApp School FAQs Añadir
  5. Marcamos en el botón, según muestra la imagen, si vamos a importar un fichero de profesores, personal o similar. La otra opción será alumnos, clientes o similar. Si en cada fila del fichero se indica el grupo del que forman parte puedes continuar, sino puedes pulsar más opciones para elegir el grupo de destino

    FAQs TokApp School
    En esa parte de la pantalla también se puede elegir otras opciones como modificar algún dato si la persona ya existe o quitar del grupo en el que esta para ponerlo en uno nuevo.

  6. Emparejamos las columnas que tenemos en el fichero con la correspondiente en TokApp según el contenido
    FAQs TokApp School Si alguna columna del fichero no contiene información relevante para TokApp, en esta parte de la pantalla debemos hacerle corresponder con ignorar.

    TokApp School FAQs Añadir
    Después de personalizar la importación de datos, pulsas continuar y esperas a que el sistema termine en unos segundos.

 

Un usuario, del panel de control de TokApp, puede tener permisos como gestor/profesor o como administrador. Esto determinará las funcionalidades a las que tiene acceso el usuario.

Si quieres cambiar los permisos, accede a «Gestión de usuarios» en el menú lateral y pulsa el botón de editar usuario  y verás una pantalla como esta.

Permisos de uso TokApp School FAQs

Los usuarios con permisos de administrador tendrán disponibles las mismas opciones que otros usuarios en el panel de control, con muy pocas variaciones que vamos a resumir a continuación.

En la pantalla principal tendrán disponible la opción de configurar Email, Sms, Dropbox o Google Drive.

FAQs TokApp School administrador

La pantalla de editar mis datos tiene muchas opciones disponibles que no tienen los usuarios normales. Se distribuyen en: 

  • Mis datos: Me permite modificar el nombre del centro, logotipo, contraseña de acceso del usuario, etc. También me permite localizar la id del centro, este es un dato muy útil en caso de necesitar contactar con soporte técnico.
  • Personalizar: Esta opción sirve para adaptar el menú lateral y otros aspectos del panel de control a la empresa o centro escolar y al tipo de envíos que se realizan.
  • App: Me permite personalizar los datos que mostrare a los usuarios en la aplicación de TokApp. Teléfono y/o email. Suele ser recomendable mostrar algún dato ya que los comunicados no siempre solicitan respuesta y en caso de querer ampliar información el destinatario localiza de forma rápida y cómoda una forma de contacto.
  • Documentos: Engloba los documentos propios como cartelería, facturas o contratos.

TokApp School FAQs Vista administrador

Otras opciones disponibles, en el menú de la izquierda, que no tienen el resto de usuarios son:

  • Importar datos: Esta opción permite importar contactos de otro sistema de gestión que utilices en tu centro educativo, empresa o asociación.
  • Exportar datos: Sirve para poder exportar los datos contenidos en TokApp en un fichero CSV. Es conveniente usarla para conservar una copia de seguridad antes de realizar una importación.
  • Gestión de usuarios: Es la opción en la que podremos editar, añadir o eliminar usuarios. También nos permite cambiar permisos a un usuario ya creado o restaurar la contraseña de un usuario que olvido su clave.

vista administrador FAQs TokApp School

Para las opciones comunes al resto de usuarios puedes ver aquí el funcionamiento.

Sí. Esta tarea sólo la puede hacer un administrador desde el panel de control.

Podrá añadir nuevos usuarios, eliminarlos, modificarlosasignarles grupos y/o cambiarles permisos.

Si nuestra cuenta email para el envío es una cuenta Gmail deberemos configurarla en el botón de «Google» que hay en el panel de control.

configurar gmail FAQs TokApp School

Una vez que accedes debes iniciar sesión con tu cuenta de Gmail y activar los permisos (Seguir los pasos que te indica Google). 

El siguiente paso será pinchar en el botón «Email» y pulsar en el botón «Utilizar cuenta vinculada de Gmail», lo encontrarás en la parte superior.

Si aún así sigue sin funcionar debes probar lo siguiente.

  1. Inicia sesión en tu cuenta de Gmail.
  2. Pinchar en el avatar (logotipo de su cuenta) arriba a la derecha y pulsar en el botón «Mi cuenta».
  3. En la pantalla de «Mi cuenta» ir a «Inicio de sesión y seguridad» y pinchar en «Actividad de los dispositivos y eventos de seguridad».
  4. En últimos eventos de seguridad, pinchar en «Revisar eventos».
  5. Indicar «He sido yo» en los eventos de inicio de sesión que provengan de las IPs 52.174.181.178 – 52.174.36.1 – 52.174.20.18 – 52.174.199.92 o 52.174.37.89.
  6. Intentar enviar de nuevo un mensaje.

TokApp dispone de un sistema automatizado de importación de datos a partir de una hoja de cálculo o archivo CSV de tu programa de gestión (Exportación de datos), por lo que será cuestión de minutos incorporar estos datos. 

Si lo que deseas es hacerlo de forma manual deberás acceder en el menú lateral a «Importar datos». Después, pincharemos sobre añadir y luego manualmente.

Te aparecerá una tabla que deberás rellenar con los datos de los nuevos [email protected] que quieras añadir.

FAQs TokApp School

Sí. Si necesitas usar los datos de contacto almacenados en TokApp puedes exportarlos. En el menú de la izquierda de tu panel de control tienes la opción «Exportar». En esa opción, únicamente, debes seleccionar el grupo que necesites exportar, también tienes la opción de exportar todos los datos.

FAQs TokApp School puedo exportar datos

Se genera un fichero csv que podrás guardar en tu ordenador o móvil para ser utilizado.

Todas las que necesites, los grupos son ilimitados.

Sólo un administrador podrá asignar grupos a un usuario. Para realizar esta tarea, entra en el panel de control y sigue los siguientes pasos.

  1. Ve al menú lateral y selecciona la opción de «Gestión de usuarios» nos aparecerá el listado de todos los usuarios que tenemos dados de alta.
  2. En la parte derecha, tenemos el icono para editar la información y permisos del usuario .

    FAQs TokApp School como asignar grupos a un usuario
  3. En esta parte de la pantalla podemos marcar la opción de acceso a todos los grupos. También puedes ir seleccionando algunos para dar acceso.
  4. Recuerda que debemos guardar los cambios realizados.

Si necesitas más ayuda para asignar grupos a un usuario puedes contactar con nuestro equipo de soporte en este enlace.

 

Si necesitas crear un usuario docente en la aplicación TokApp School, podrás seguir los pasos para hacerlo en este manual.

El apartado donde encontrarás la información necesaria ¿Cómo activo a un nuevo profesor? en el menú del manual.

Descargar manual

Si necesitas crear grupos de alumnos o editarlos, ¡No te preocupes! en TokApp lo tenemos todo bajo control.

Puedes descargarte el siguiente manual para ayudarte con el proceso. Encontrarás toda la información en el apartado: ¿Cómo puedo crear o editar grupos?

Manual de usuario TokApp School FAQs

Si necesitas una ayuda extra, no dudes en contactar con nuestros compañeros de Soporte aquí. 🙂